La crisis del coronavirus ha acelerado el proceso de digitalización de los despachos de abogados. Mientras que hace unos meses el uso de herramientas tecnológicas era propio de los letrados y bufetes más aventureros, en cuestión de semanas, la inmensa mayoría de ellos se han visto obligados a cambiar radicalmente su tradicional modelo de trabajo basado en la cultura del presencialismo por otro que lleva por bandera el teletrabajo y la interacción online.

“La tecnología ha pasado de ser un apoyo a convertirse en un elemento esencial para la supervivencia”, apunta Sara Molina, CEO de Nize Partners. Pero este cambio no es fácil. En este sentido, Molina explica que el salto a lo digital debe estar enfocado desde dos perspectivas: el modelo de trabajo de la firma y la comunicación con el cliente. En lo que respecta al primero, Molina apuesta por el trabajo colaborativo. “Los equipos deben intentar trocear al máximo las tareas y repartirlas”. Existen numerosas herramientas que permiten trabajar en estos entornos de forma ágil. De hecho, muchas de estas plataformas están ofreciendo sus servicios de forma gratuita. “Ahora es un buen momento para empezar a experimentar en la nube”, subraya.

Por su parte, Jordi Estalella, socio de Alter Work, recomienda hacer un control de las tareas que se van realizando para saber la cantidad de tiempo que se dedica a cada una y en qué horas se registra más rendimiento. “Es importante saber en qué momento del día eres más productivo”, indica. Una vez identificado, el letrado recomienda adaptar el trabajo a esas horas.

Asimismo, aboga por facilitar el circuito de la prestación del servicio online, “permitiendo realizar firmas digitales en documentos y posibilitando pagos a través de plataformas electrónicas”. Estas modificaciones tienen un doble efecto positivo. Por un lado, eliminan los obstáculos que pueda encontrar un abogado al realizar su trabajo en un escenario como el actual. Por el otro, “transmites confianza al cliente al mostrarle que puedes prestar tu servicio con normalidad y calidad”, reflexiona.

Seguridad y formación

Pero estos cambios no se pueden realizar si no se tiene en cuenta la seguridad. Para Ricardo Oliva, abogado y director de la boutique Algoritmo Legal, este factor es esencial, ya que el trabajo de las firmas implica gestionar información especialmente sensible. Esto significa que, si hay una brecha de seguridad, “el despacho puede ser sancionado si se prueba que no ha sido diligente adoptando medidas preventivas de seguridad”, recuerda Oliva.

Por ello, el letrado recomienda investigar las herramientas antes de usarlas para comprobar que no tengan defectos. Asimismo, es aconsejable leer las políticas de privacidad, sobre todo si van a alojar documentos confidenciales o información personal.

La formación es, asimismo, un factor relevante. La actual crisis ha estimulado la difusión de conocimiento a través de internet, por lo que los letrados tienen la posibilidad de mantenerse actualizados a través de webinars, conferencias, cursos online o libros especializados.

Así, cabe destacar que la redacción inicial de los Presupuestos de 2019 propuso bajar el IVA de las publicaciones digitales del 21 al 4%, aunque finalmente la medida no vio la luz al no salir adelante las cuentas. No obstante, el pasado jueves el Gobierno anunció que estudia aplicar esta rebaja de forma “inmediata”, una decisión que sería de gran ayuda para los abogados que llevan a cabo su proceso de digitalización.

Empatía ‘online’

Otra de las claves que debe tener en cuenta el abogado tecnológico es cómo comunicarse con el cliente. Como el confinamiento ha imposibilitado el contacto físico, las comunicaciones deben realizarse a través de una pantalla. En este sentido, Estalella recomienda elegir la herramienta en función de la urgencia del mensaje que se quiera transmitir. Así, para casos que pueden esperar, es mejorar utilizar el correo electrónico, mientras que los asuntos urgentes pueden atenderse a través de aplicaciones de mensajería instantánea, como WhatsApp o Telegram. Para respuestas inmediatas, en cambio, el medio más eficiente es la tradicional llamada telefónica.

Pero hay otro elemento esencial es en esta ecuación: el componente humano. “El abogado digital debe aprender a generar empatía digital”, subraya Molina. Para la abogada, un buen profesional sabe transmitir confianza y mitigar la incertidumbre del cliente, por lo que es importante mantener estas cualidades “aunque el trato sea a través de un dispositivo electrónico”.

Para lograrlo, Molina recomienda trabajar habilidades sociales como la inteligencia emocional, intentar que el lenguaje transmita cercanía y, por supuesto, usar herramientas estables que permitan una interacción ágil (que no se cuelgue el ordenador, por ejemplo). “Si tus soportes fallan, estarás preocupado e inseguro y transmitirás esos sentimientos al cliente durante las reuniones”, advierte.

Este factor humano no solo debe ejecutarse de cara al cliente, sino también al resto del equipo. “El socio de una firma digital debe saber motivar al resto de letrados, especialmente cuando las circunstancias de trabajo no son las idóneas”, concluye Molina.

El efecto de la crisis sobre la brecha digital

Tamaño. La brecha digital en la abogacía es una realidad de la que se ha debatido en varias ocasiones. Este concepto hace referencia a la desigualdad existente entre pequeños y grandes despachos a la hora de llevar a cabo la transformación digital, ya que se asume que los primeros cuentan con más recursos para realizar los cambios. No obstante, “las circunstancias concretas de la crisis del coronavirus están acortando en cierta medida esa fisura”, señala Sara Molina.

Adaptación. Para la abogada, la transformación digital no solo depende de la capacidad que tengan los bufetes de adquirir tecnología, “sino que también afecta la habilidad para adaptar la forma de trabajar”. En este sentido, Molina opina que los despachos pequeños pueden tener más ventaja a la hora de adaptarse a esta nueva situación, ya que se mueven de forma más ágil que aquellos de mayor tamaño, que suelen ser más torpes.

Cultura. No obstante, un factor que influye en la rapidez de movimiento es la predisposición anterior a la crisis que tuviera el despacho ante los cambios digitales. “Los que han hecho los deberes antes lo van a tener más fácil”, puntualiza Molina. Así, las firmas con modelos de negocio flexible y una cultura de teletrabajo no habrán tenido que hacer tantos esfuerzos para adaptarse a esta nueva situación, mientras que los que trabajan con modelos tradicionales habrán encontrado más trabas.

Fuente: http://ow.ly/LTY730qzuJo

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